• 一、会议选址
• 会场的选择要根据会议的性质，规模，与会者情况，可供选择会场的会议住宿、交通、接待条件等众多方面来决定会场的选择：
  酒店按类型划分主要分为商务型酒店和度假型酒店：
  商务型酒店：
  这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上（有特定的商务楼层），一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。
  度假型酒店
  这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。

• 二、协调沟通
• 一个成功的会议管理人一定要确定在现场的有效沟通，相反地一个不成功的会议，花费了数月或数年计划，却因为现场协调不好而使会议失色，所谓现场沟通是团队合作的表现。
  
  (一)会前协调会：
  　　在前往会议场地前要先和会场及主要承包商人员排定会前协调会，协调会的目的是对会议现场安排整个细节做详细讨论，让大家都清楚在现场所负的责任与彼此的协调。
  　　一般会议筹办人与会场主要工作人员协调会，如场地工程、服务、餐饮和保安人员沟通，如果 会议有应用视听设备，邀请视听工程人员一起参加，将所有主要承包商都邀请来。 协调会是提供大家再一次检查工作内容以及提供问题讨论，有些可能在文字中写得不够清 楚，彼此指派一个人负责沟通，省得七嘴八舌，有关场地部分都向场地承办人沟通，因为场地 承办人不一定一直在会场，问他(她)分机号码或呼叫器，并问清楚如果周末或清早或晚上和谁 联络。安排在会前与会场及主要承包商举行协调会是非常重要也是必要的。包括会议中心、饭 店、交通／旅游公司等，这是在会前最后一次解决问题的机会。
  
  (二)电话、无线对讲机和呼叫器
  　　电话：小型会议可能不需要内部联系系统，只要利用内线电话即可，但是大型会议只靠会 场或饭店电话系统可能会延误事情，因此要安装几条专线电话，有些饭店和会议中心专线电话 线和设备有限，因此会收取适当的费用。以大部分的情况来说，安排专线电话是经由当地电话 系统，至少要在4个星期前申请。大型会议最好自己申请专线电话线和内线系统，电话号码往 往很难在大会手册印制前获得，但有时也可向雷话公司说明，他们可以先提供号码，但是不保 证到时候安置的号码一定相同，如果会议在会议中心举行，他们有自己内部电话系统，事先要 有电话号码就不会那么复杂。
  　　在申请电话时，提供一份场地平面图，这样对安置的人来讲比较方便，还有一种"热线电 话"，这种不需要拨号，只能两边沟通，有些主办单位申请这种电话是为了两边快速沟通。
  　　无线对讲机：为了在会场快速与主要工作人员沟通，很多会议筹办人利用对讲机联系。对 讲机在同一频道可多人通话，它的优点是可以立即回答或处理紧急事件，这种通讯范围在户外 大约一二条街之内。有些对讲机可立即换电池，大部分都是晚上充电，这种通讯系统有执照， 因此租金较高，有些会议筹办人发觉它携带不方便，有时在某种情况下收讯不好，钢筋水泥建 筑中收讯会被阻挡。无论如何很多会议筹办人还是认为他们有需要，并提供下列指引。
  
  　　1．与承租商谈妥一旦发生故障，即使在周末假日也要立即修理和更换。
  　　2．多租用几台手机和充电器，以防万一故障还有备用。
  　　3．事先了解会场哪些地方是通讯死角，这些地方采用其他通讯方式。
  　　4．每天晚上不要忘了充电。
  　　5．分派对讲机由哪些主要负责会议的人使用。
  　　6．仅用于紧急事件沟通，而不是用来聊天。;
  　　最后两项很重要，目的为了维持系统通畅，当一项讯息在沟通时所有使用者都能知道什么 事情。而更新的技术是可以预期的，它将更有效，更有灵活性，更轻巧，例如大哥大已经成为 最常用的通讯工具。
  　　呼叫器：呼叫器系统可在当地通讯公司或某些会场租用，每一个呼叫器有一个号码，当打 这个号码时，呼叫器会响，接到讯息者再打回去，呼叫器的种类很多。呼叫轻巧，租金价格也 比对讲机便宜，可以在较远距离收到讯息。
  
  (三)服务柜台与留言中心
  　　每一个主办单位都了解在大会期间提供一个服务柜台与留言中心是必要的，服务柜台与留言中心可以非常简单也可以很复杂，在这个中心提供基本资料和留言，有一人或两人以上在那里负责，可以是主办单位工作人员也可以雇用当地临时工作人员提供大会资料以及当地资料，最简单的留言中心是一片3米x 3米公告栏，按字母分团体，与会者留言或接到外来电话，每个留言要注明给哪位与会者，留言中心要有架子或圆筒，这些东西会议中心可提供。这个中心也可以提供航空、租车和旅游服务，较为复杂的是将留言经由幻灯打在会场或电脑上(在国内的会议中心并没有留言架子或圆筒可提供)。
  
  　　基本设备：
  　　1．将服务柜台安置在所有活动的中央区。
  　　2．确定服务柜台有足够空间放置留言板等。
  　　3．确定服务柜台可接电话线。
  　　4．其他必需用品。
  　　5．事先印制一些留言条。
  　　6．准备足够的笔，因为报名者会顺手将笔带走。
  　　7．电话簿。
  　　8．信封，有些人希望接到留言是用信封封好的。
  　　9．当地资料。
  　　10．当地餐厅指南。
  　　11．地图。
  　　12．观光和购物指南。
  

• 三、会议准备及形式
• 1、会议团到前作好准备。
  　　1）第一天会议团到时最容易出问题，需特别关注会议团。
  　　2）作好会议的沟通协调工作。
  　　3）每天对清帐目。
  　　4）随时关注客人的意见，并及时反映给相关人员。
  　　5）注意会议价格的保密性。
  　　6）熟知酒店接待设施的基本情况。
  　　7）监督和落实会议的各项安排。
  　　8）会议结束后给相应的酒店部门给予评价。
  　　9）总结会议接待中的问题及好的经验。
  
  2、会议室常见的摆台：
  　　1）阶梯式 　 2）课桌式 　 3）T型台 　 4）圆桌式 　 5）鸡尾酒式 　 6）舞台式
  
  3、 会议常见的设施及工具
  　　1）投影幕 　 2）投影仪（胶片投影仪及多媒体投影仪） 　 3）DVD 　 4）音响 　 5）话筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风） 　 6）镭射笔 　 7）讲台 　 8）舞台 　 9）签到台 　 10）铅笔 　 11）信签 　 12）会议桌椅 　 13）插线板 　 14）彩电 　 15）横幅 　 16）指示牌 　 17）桌卡 　 18）主席台 　 19）盆景 　 20）鲜花 　 21）背景板 　 22）隔板 　 23）灯光照明 　 24）同声翻译系统
  
  4、会议常见的用餐形式：
  　　1）圆桌式 　 2）自助式 　 3）鸡尾酒会 　 4）零点 　 5）外卖

• 四、会议就座礼仪
• 如果受到邀请参加一个排定座位的会议，最好等着将自己引导到座位上去。通常会议主席坐在离会议门口最远的桌子末端。主席两边是为参加公司会议的客人和拜访者的座位，或是给高级管理人员、助理坐的，以便能帮助主席分发有关材料、接受指示或完成主席在会议中需要做的事情。
  如果会议中有很特殊的规定，例如，如果有从其他国家的其他公司来的代表，座位总是包括那个公司的高级代表，坐在长会议桌的中间，您的公司的高级管理人员坐在他们的对面，都在自己的身边坐着自己公司的职员，而会议桌的两端则空着。
  通常客人坐在面对门口的座位上。
  尽管座位的次序不像正式宴会上男女交叉着坐那样安排，业务会议不应区分性别，不应男女坐对面。

• 五、紧急事件的处理
• 要测试会议筹办人经验最好的方式是他(她)对于处理危机和紧急事件的能力。会议筹办人不可避免在这种状况下扮演领导角色，而且需证明有足够能力处理，虽然其他人也有责任处理在会中所发生的各种紧急事件，但是会议筹办人最终还是要去确定所有发生的因素。事前能列出紧急事件可能发生的项目，再以不同发生情况按照步骤处理。
  
  一、紧急医疗：对于紧急医疗计划，要看与会者平均年龄、活动范围和过去会议经验，不管如何，紧急事件可能在任何时间发生，但是有些参加会议的人比其他人更容易受伤与生病，比较可能性的病症是心脏疾病、中风和其他有危害生命的病症，有些与会者因为改变饮食、喝酒、睡眠不足、疲劳、面临不熟悉环境、孤独、远离亲人所致，因此要使那些人得到照顾。
  (一)紧急医疗系统：会议筹办人经常凭借其经验通过当地会议／观光局或当地主办单位的分会协助成立一个紧急医疗系统，与当地医院联络，一旦有紧急病人立即安排救护车送医院急救。并在会议现场安排医疗人员，在会场再和医师联络，确定他(她)愿意短时间内来看诊，在大会手册以及其他资料中印上紧急事件联络电话号码。
  (二)会场医务室：如果你是在会议中心举行会议，在合约或保险的同意书中可能要求会议中心雇请一位护士或医务人员在会场，有些会议中心有医务室，可以安排医务人员，先了解医务室的位置、医疗器材。会议筹办人可以评定现场这些设备与人员是否符合紧急医疗计划，如果不足，则要特别安排一位医务人员值勤，医务室中至少要有轻巧的氧气筒、绷带、压舌板、杀菌剂和阿司匹林，大部分会议筹办人会试着放一些医疗用品，但是一定要留意其有效期限，如果超过这些基本用品外就需要医院提供。
  (三)饭店紧急救护系统：大部分的饭店有自己的医疗人员，但是不能确定这位医务人员是否可以处理紧急服务。大部分医务人员并不住在那里，所以可能无法即时处理紧急医疗，但是各个饭店应该有紧急救护系统，这就是会议筹办人在选择会场时就应该考虑的，先了解会场紧急救护的情形，有些由总机来处理，有些是警卫室，也有些是会议服务人员，要先了解每个会场情形到时候才不会找错对象。
  如果同时使用几个饭店，需先了解每一个饭店紧急服务的情况，确定要找哪一个人，留下他(她)们的电话号码，万一发生紧急事故时一定要先通知负责处理的人，很多会场及组织派人接受心肺复生术训练，懂得这种技术可救很多人生命，因此每一个组织都应该提供员工学习这种技术，有两项紧急事件可能会发生是：企图自杀、急性酒精中毒，轻者比较没有生命危险但仍需紧急处理。因此任何紧急状况获得人院许可是必需的，宁可多做准备不要准备不足。
  
  二、卫生问题：卫生问题是筹办国际会议另一项重大挑战，包括饮食卫生与环境卫生两方面。国际会议通常是在已开发国家和开发中国家举行，而且争取到国际会议的国家，都会选择环境良好的地方作为会议与活动的场地，因此环境卫生大致不会有问题。而餐饮卫生是主办单位战大的挑战，特别是上千甚至上万人参加的大型国际会议，更是要慎选餐饮合作对象，万一其中有人因食物不洁而造成腹泻甚至食物中毒，那将造成无法弥补的损失，对主办国家、城市的形象也会大打折扣。近来英国发生门蹄疫事件，相信对他们争取国际会议方面会有严重的影响。
  
  三、火灾：每一个与会者都要知道在活动中遇到火灾的逃生技能，浓烟和惊慌往往比火灾本身造成的死亡还高。饭店有责任千告知客人逃生步骤例如紧急逃生口，但是会议筹办人扮演着更重要的角色，保护与会者并提供这方面足够的资料。很多主办单位印制了防火手册，放在资料袋中一起给与会者参考。小小一个动作可可能救很多条生命。
  在做场地检查时特别是高层楼饭店，要熟悉其安全设施，以下是安全设施注意项目检查表：
  1．是否有自动灭火系统(洒水式);
  2．洒水口在哪里，走廊、睡房、公共区域、厨房?
  3．如果建筑物没有自动灭火系统，是否全部有防烟侦测器?
  4．建筑物的每一层楼是否有两个可移动的灭火器?
  5.是否火灾出口处直接可到建筑物外面?
  6．防火警示灯是否看得到和照明良好?
  7．从每个走廊可看见指引到火灾出口的灯?
  8．在电梯口是否有指引，万一发生火灾请使用楼梯的标志?
  9. 查一查灭火器上的条子，是否每月检查?
  10．在每一层楼适当位置是否有防火手册?
  这份注意项目检查表未必真正有用，但至少让会议筹办人认识到-些基本的重要项目，花费时间去准备那些未必会发生的事似乎很讨厌，但是要记得拯救一条生命或避免一场灾难是值得的。
  
  四、签证问题：签证问题也是紧急事件处理中的一项，通常在会议通知(anrlounce-ment)中都会说明签证的细节，但是仍然有些国外与会者忽略这方面的问题。特别对于重要的贵宾，更要再三叮咛签证的问题。曾经有一次国际会议在台湾举行、其中有一位重量级的贵宾因为签证问题而延误抵台，他可能因为工作太忙碌加上他的秘书也没有留意。使他到了机场却因为没有签证而无法上机，他只好在机场打长途电话通知我们，由于他是一位国际会名人士、外交部立即通知驻外办事处给予签证，使寻位贵宾赶搭第二天班机抵达，虽然最后他顺利来台，但因为他的延误，使大会节目必须略为变动，所有工作人员也因而忙得人仰马翻。
  
  五、盗窃：国外与会者在会议当地议当地遇到盗窃事件都会留下不良印象，因此在重要国际会议期间，要求地方政府加强警力，避免发生盗窃事件，同时主办单位也应该以书面资料告知与会者尽量减少到人多复杂的地方去，国外与会者对夜市很感兴趣，如果要去，尽量不要带贵重物品如现金、珠宝、护照等，同时最好有当地人陪同比较安全。

• 六、会议桌上筷子礼仪
• 请用筷--用膳时，主人为表示盛情，一般可说“请用筷”等筵语。
  
  直筷--筵席中暂时停餐，可以把筷子直搁在碟子或者调羹上。
  
  横筷--将筷子横搁在碟子上，那是表示酒醉饭饱不再进膳了。横筷礼一般用于平辈或比较熟悉的朋友之间。小辈为了表示对长者的尊敬，必须等长者先横筷后才能跟着这么做。据史载，宋代有个官员陪皇帝进膳时，因先横筷而犯了大不敬的罪。现在用膳时，即使先吃完饭的，也不立即收拾碗筷，要等全桌膳毕后再一起收拾，可以说这是古代横筷礼仪的延续，表示“人不陪君筷陪君”。

• 七、标牌、餐券和收据
• 标牌：有两种最基本的标牌，一种是粘着性；另一种是塑胶套。大型会议中很少使用粘着性的，而是用塑胶套、有别针，有些可以加根吊绳挂在脖子上，也有一种可以移动的夹子，现在一般会议筹办人不使用别针，因为容易弄坏衣服而采用可移动式夹子，如果使用塑胶套，一定要尺寸合适，否则不是太紧就是太松，为了避免错误，最好先买塑胶套再印标牌，大部分标牌有标准尺寸，现在大部分用电脑报名程式来制作标牌，在制作前要看看是否合适塑胶套尺寸，还要确定你打的名字、公司机构，还有其他资料是不是大小刚好，为了节省，可省略印大会日期，如果会议是每年都会召开，那可以一次印制2-3年份数。
  
  餐券：为了使会计作业方便，在出售餐券前先编号，如果有一种以上的票，就以不同颜色区分，在票上印上日期、时间、地点，如果可能，票价最好订个整数，这样比较节省找钱的时间，假如大会包括用餐或晚宴，给与会者票来交换餐券，虽然会增加一些人力，但是比较能控制数量不至于浪费太多。
  
  收据：大部分在现场报名者都会要求给收据，设计收据的格式要简单，金额最好都先印好，只要在栏位或方块中勾选收到支票、汇票或信用卡即可，签字(印章)也可以事先印在上面。

• 八、会议场地布置方案参考
• 1.礼堂式：面向房间前方摆放一排排座椅，中间留有较宽的过道。
  　特　点：在留有过道的情况下，最大程度地摆放座椅；
  　观众没有地方放资料，也没有桌子可用来记笔记。
  
  2.教室式：房间内将桌椅按排端正摆放或成"V"型摆放，按教室式布置房间根据桌子的大小而有所不同。
  　特点：可针对房间面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性。
  
  3.弦月式：房间内放置一些圆形或椭圆形桌子，椅子只放在桌子的一面，以便所有观众都面向屋子的前方。
  
  4.方形中空式：桌子摆成方形中空，不留缺口。椅子摆在桌子外围。
  
  5.马蹄形或"U"形：将桌子连接着摆放成长方形，但空出一个短边。椅子摆在桌子外围也可以内外都摆放。